Gestión de siniestros

GESTIÓN DE SINIESTROS

Nuestra metodología

Nuestro protocolo de tratamiento de siniestros garantiza la atención efectiva, a tiempo y resolutiva, de la siniestralidad de cualquier empresa.

Inicio, dirección y estrategia

Toma de datos de la incidencia o reclamación.
Estudio previo de la causa de lo ocurrido y determinación inicial de responsabilidades.
Creación de un expediente de incidencia o de siniestro, a partir de la declaración de este por parte del perjudicado.

Registro

Apertura de un expediente específico para cada una de las comunicaciones de incidencia o de siniestro y su seguimiento.

Registro de este en el sistema informático y asignación del número de expediente único que lo identifique y facilite su administración y seguimiento, así como la de toda la documentación relativa al caso.

Identificación del Siniestro con la Póliza

Análisis exhaustivo y comprobación de que los hechos referidos en la comunicación del siniestro están amparados por las garantías y coberturas que otorgan las pólizas.

Estudio de las acciones a tomar en caso de que no exista cobertura buscando alternativas de resarcimiento y planteando modificaciones de las pólizas en su caso.

Comprobación de la efectividad del pago de las primas correspondientes y de que se han efectuado adecuadamente las regularizaciones de existencias, declaraciones y liquidaciones.

Comunicación inmediata a la Entidad Aseguradora de la póliza implicada en el siniestro y/o a la delegación del Consorcio de Compensación de Seguros si las circunstancias lo admiten, de la ocurrencia del siniestro dentro del plazo máximo de 7 días de haberlo conocido.

Para facilitar la recepción y envío de la comunicación de los siniestros se hará entrega a los clientes de un modelo de comunicación de siniestros adaptado a su actividad y a las diferentes áreas de riesgo, que recoja la información básica de lo ocurrido de una forma estructurada y fácilmente asimilable por todas las partes.

La comunicación al Consorcio de Compensación de Seguros se formulará en el modelo establecido al efecto acompañando la documentación pertinente.

Se asesorará al cliente de la forma más conveniente de presentar la comunicación del siniestro y de preparar la documentación que soporte la reclamación a los aseguradores, teniendo en cuenta las acciones que el asegurado deberá tener presentes en cuanto a minimizar y evitar la extensión de los daños, la conservación de restos, vestigios y de cualquier material probatorio de lo ocurrido y preparando la visita de inspección de los peritos designados por los aseguradores.

Para estructurar este proceso inicial de gestión de reclamaciones, incidencias y siniestros, se facilitará al cliente toda la información necesaria sobre cómo actuar, incluyendo tanto formularios de comunicación adecuados a cada circunstancia como documentos informativos sobre cómo proceder en caso de ocurrencia de un hecho recogido en nuestro ámbito de actuación y, como veremos más adelante si se considerase adecuado, un protocolo de actuación entre las partes en el que se detallen los flujos de información y procesos más apropiados para la gestión particular de los incidentes y siniestros que se puedan producir.

Seguimiento

Así como una intervención rápida y un planteamiento inicial adecuado del siniestro son fundamentales para el buen desarrollo de este, el seguimiento apropiado de su desarrollo por especialistas en este tipo de gestión es decisivo para la consecución de la efectividad de las pólizas contratadas y la defensa de los intereses del asegurado.

En el transcurso de esta fase, en estrecha colaboración con el asegurado y el asegurador, así como con los peritos y abogados designados para intervenir en el caso, se tratarán las diferentes causas y circunstancias inherentes al siniestro, que determinarán la documentación necesaria y las acciones más adecuadas para su resolución satisfactoria.

El objetivo para lograr esto, es la modificación y actualización de los datos, siguiendo todos los trámites necesarios hasta conseguir la resolución definitiva del mismo, realizando para ello una revisión periódica del expediente y coordinando las correspondientes actuaciones de Grupo Galilea S.A. con todas las partes involucradas.

Esta revisión y actualización de cada expediente se realizará con la periodicidad que recomienden las propias características particulares de cada caso. Para ello está establecido como elemento básico de nuestros procedimientos de calidad, un sistema de alarmas informático que, con un período máximo de 2 meses, obliga a cada ejecutivo de siniestros a revisar y actualizar su situación.

Mantener al Asegurado y Asegurador puntualmente informados

Toda documentación que se solicite o sea remitida, será previamente analizada y estudiada detalladamente tratando de restringirla a la estrictamente necesaria, orientarla según las circunstancias de cada caso y canalizarla por las vías más rápidas a quien deba recibirla y utilizando los modelos estandarizados por Grupo Galilea S.A. en sus normas internas de calidad.

Igualmente, Grupo Galilea S.A. mantendrá archivos físicos e informáticos completos de la información relativa a cada siniestro a disposición de las partes, así como datos comprensivos de toda la siniestralidad de su cliente.

Se realizará una revisión periódica de la situación de los expedientes abiertos. El objeto es evitar cualquier tipo de retraso en la resolución de los siniestros y ello en estrecha colaboración con el ejecutivo responsable de la cuenta con el fin de detectar posibles lagunas, faltas de cobertura, infraseguro y cualquier otro inconveniente que obstaculice el resarcimiento al asegurado.

A partir de la revisión periódica del conjunto de la siniestralidad de cada cliente, se tomarán las oportunas medidas correctoras con el fin de elaborar unos métodos de trabajo, prevención y protección que sirvan de herramientas de control. Esto permite tomar decisiones lo más acertadas posibles a la hora de modificar los contratos de seguros en futuras renovaciones, en la contratación de nuevas coberturas o en la modificación da las existentes.

Indemnización y Liquidación

Ateniéndose a las condiciones particulares de las pólizas suscritas, Grupo Galilea S.A. procurará en defensa de los intereses del asegurado la obtención por parte de los aseguradores de la justa indemnización supeditándose a los acuerdos que en cada uno de los siniestros se hayan alcanzado entre las partes en cuanto al importe y a la forma escogida para el resarcimiento (pago en cualquier modalidad, restitución o reparación de bienes, prestación de servicios, etc.).

Grupo Galilea S.A. se ocupará de hacer efectivos en el plazo más breve posible los acuerdos indemnizatorios entre las partes realizando el seguimiento de la emisión de los informes periciales oportunos y su contenido. Se gestiona la documentación necesaria para formalizar el pago con la transmisión de finiquitos, talones y cualquier otro documento requerido, asumiendo la tramitación de recobros cuando así se establezca y controlando la efectividad de los pagos.

Cierre y reapertura del siniestro

Una vez realizadas las comprobaciones oportunas sobre la realización del pago o dadas por finalizadas las gestiones para obtener la indemnización sin éxito, con el acuerdo del asegurado, se procederá al cierre del expediente tanto en el archivo físico como en el sistema informático. Quedará registrada y archivada toda la información sobre cada caso particular a disposición de las partes durante un período de tiempo determinado por los requerimientos del cliente.

El expediente podrá ser reabierto con indicación de las circunstancias que aconsejan su reapertura y el traslado de la notificación de reapertura a las partes para iniciar cualquier gestión adicional que el caso precise, iniciando de nuevo el procedimiento en la fase de desarrollo que corresponda.